Projekt řídí a koordinuje z bavorské strany Generální ředitelství bavorských státních archivů v Mnichově. Konkrétní realizace probíhá ve Státním archivu v Amberku a v Bavorském státním ústředním archivu v Mnichově.
Státní archiv Amberk, kompetentní pro území Horní Falce, uchovává v podobě listinného fondu bývalého říšského kláštera Waldsassen archivní zdroj, jehož význam dalece přesahuje bavorské území (1900 listin z let 1132 až 1797). Cisterciácké opatství, založené roku 1133, představovalo až do počátku 19. století centrum oblasti zvané „Oberpfälzer Stiftland“ – říšský klášter ovládal tehdy území o rozloze asi 715 km2 s více než 170 osadami a téměř 18.000 obyvateli. Jazykové a historicko-kulturní vztahy waldsassenského Stiftlandu (správní území kláštera) se sousedním Chebskem byly vždy (a stále jsou) velmi významné. Waldsassen disponoval velkými državami v Čechách, Chebsko bylo pro klášter hlavním orientačním místem.
V Bavorském státním ústředním archivu jsou v podobě „Sudetoněmeckého archivu“ centrálně uloženy archiválie, jejichž původcem je německé obyvatelstvo, které kdysi obývalo české příhraničí. Rozsáhlé archivní soubory odrážejí aktivity sudetoněmeckých spolků a sdružení po druhé světové válce, týkají se tedy dnešních sudetských Němců (v celém Bavorsku). Na druhé straně obsahují tyto soubory značné množství archiválií, které jsou velmi důležité pro dějiny Čech, především dnešního příhraničí (před rokem 1945, resp. 1948; pouze na takové fondy je brán zřetel): do projektu mají být integrovány Heimatberichte (zprávy z bývalé vlasti) a hlavně rozsáhlá sbírka fotografií, která obsahuje velké množství historických snímků z období před rokem 1945/1948 (místa, osoby, každodenní život profesní i soukromý, historické události atd.); snímky sahají až hluboko do 19. století a dokumentují jedinečným způsobem českou stranu společné hranice. Sbírku fotografií doplňují v projektu Gedenkbücher, tj. originální kroniky z různých míst v Sudetech (časový rozsah: 1876 až 1945); také hodnota těchto pramenů je velmi vysoká.
Bavorští partneři projektu provádějí tyto aktivity:
- digitalizaci tří uvedených archivních souborů
- vědecké zpracování (zpřístupňování) listin kláštera Waldsassen
- zpřístupňování sbírky fotografií (identifikace objektů)
- integraci digitalizovaných objektů a s tím spojené informace o zpřístupňování do webové prezentace státních bavorských archivů; zároveň propojení se společnou internetovou prezentací realizovaného projektu (společná prezentace s archivními soubory připravenými a zpracovanými v Čechách).
- spolupráci na obsahové a technické výstavbě společné prezentace projektu
- pořádání společných pracovních setkání během doby trvání projektu (především ve Státním archivu v Amberku)
Projekt je na české straně veden a koordinován Státním oblastním archivem v Plzni. Konkrétní digitalizační práce provádí Státní okresní archiv Cheb.
Státní oblastní archiv v Plzni spravuje značně rozsáhlou a genealogickou badatelskou veřejností hojně využívanou Sbírku matrik západočeského kraje (Plzeňský a Karlovarský kraj), která čítá přes 11 000 kusů matrik všech původců z let 1531 – 1949. Postupná digitalizace všech matričních knih a jejich opatření potřebnými metadaty, místními rejstříky a technickými popisy, umožní široké badatelské veřejnosti prostřednictvím internetu rychlý přístup k těmto badatelsky nejvyužívanějším archiváliím.
Státní okresní archivy (Domažlice se sídlem v Horšovském Týně, Cheb, Karlovy Vary, Klatovy, Plzeň-jih se sídlem v Blovicích, Plzeň-sever se sídlem v Plasích, Rokycany, Sokolov se sídlem v Jindřichovicích a Tachov) sdružené pod Státní oblastní archiv v Plzni disponují archivními soubory, které mapují a dokumentují život německého obyvatelstva až do jejich odsunu po druhé světové válce. V rámci těchto fondů se dochovalo celkem 1758 městských, obecních, farních, školních či spolkových kronik od počátku 18. století do roku 1948, které tvoří vedle spisového materiálu jedinečný pramen k dějinám Němců v Čechách. Jejich virtuální propojení s obdobnými archiváliemi uloženými v Bavorském ústředním archivu v Mnichově (Sudetoněmecký archiv) tak pomůže zkompletovat násilně roztržené archivní soubory a zpřístupnit je veřejnosti. Západočeské archivy taktéž spravují rozsáhlé sbírky fotografií do roku 1948 čítající cca. 90 000 kusů. Jedná se o jedinečné sbírky dokumentující všední život a folkloristiku, stavební vývoj měst a obcí, změny krajiny, historické události apod. Časový rozsah fotografického materiálu lze vymezit lety 1880-1948.
Státní okresní archiv Cheb disponuje naprosto ojedinělým archivním fondem středověkého města Chebu, který mimo jiné obsahuje listiny, aktový materiál i knihy z provenience cisterciáckého kláštera ve Waldsassenu. Vzhledem k tomu, že bavorský partner zamýšlí digitalizaci listinné části fondu zmíněného kláštera, budou i na české straně digitalizovány listiny tohoto původce. Všechny digitalizmy pak vytvoří v Evropě unikátní celek, mapující dějiny kláštera, který se podílel svou kolonizační činností na vzniku dalších významných řádových domů v českých zemích (např. Osek či Sedlec u Kutné Hory).
Český vedoucí partner realizuje následující aktivity:
- Digitalizace výše uvedených archivních fondů
- Vědecké zpracování listin, aktového materiálu a knih Archivu města Cheb z provenience kláštera ve Waldasssenu
- Integrace digitalizovaných materiálů, jejich popsání metadaty, umístění na webový server SOA v Plzni a propojení se společným webovým serverem českých a bavorských archivů v internetové prezentaci plánovaného projektu
- Spolupráce české strany na obsahovém a technickém vývoji společné webové prezentace
- Konání společných pracovních schůzek během realizace projektu (především ve Státním archivu v Amberku a ve Státním okresním archivu v Chebu)
- Prezentace výsledků a informace o průběhu projektu v tisku na české i bavorské straně